ソリューション事例
某電気メーカー
| 依頼背景 |
過去の書類の捜索に膨大な時間がかかっている。 ３０年前の書類は経年劣化が著しいので、喪失リスク回避のため、早めに電子データ化をしたい。 |
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| お客様課題 |
書類捜索時間短縮 経年劣化による書類喪失 |
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作 業 内 容 |
該当サービス | 紙書類のスキャニングサービス |
| 該当資料 | 契約書や稟議書等の事務書類 | |
| 概算数量 | 約１０万枚 | |
| データ形式 | ||
| 納品媒体 | DVD-R | |
| 導入効果 |
ファイル名に書類内容を表すキーワードを付与したことで、書類捜索時間が大幅に短縮された。また、原稿書類を全て倉庫に移動したため、保管スペース賃料分のコスト削減が図れた。 社内リポジトリ管理ポリシーに電子データ化を行った書類を適用したことで、分散バックアップや変更管理等を行うことができ書類喪失リスクを回避することができた。 |
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某通信インフラメーカー
| 依頼背景 |
数十年に渡る膨大な紙の技術資料（仕様書、設計図面、取扱い説明書等）を保管している。スペース確保コストおよび図書管理チーム運営コストを軽減したい。 また、設計時に過去資料が活用しづらく、一から設計をやり直している場面が散見している。過去資料の検索性向上による設計の生産性を向上させたい。 |
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| お客様課題 |
省スペース化 過去の技術書類活用 |
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作 業 内 容 |
該当サービス | 紙書類のスキャニングサービス |
| 該当資料 | 技術書類（仕様書、設計書、取扱い説明書等） | |
| 概算数量 | 約１５万枚 | |
| データ形式 | ||
| 納品媒体 | DVD-R | |
| 導入効果 |
電子データ化により保管スペースの賃料を１／３に減らすことができた。賃料＋管理チームの５年分のコストで採算が合えば良いと思っていたが、３年分程度の費用で実現できたため、費用対効果も高かった。 また、データで書類を扱えるため、管理チームのシステム思考を呼び起こし情報活用の改善提案が増え、チームモチベーションにも良い相乗効果があった。 |
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某大手病院
| 依頼背景 |
実質、永年保管となるカルテ書類の保管スペースが年を追うごとに増大しスペース確保に限界が見えてきていた。 また、個人情報保護法制定後、より機密性の高いカルテなどの属人的管理に限界を感じていた。 |
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| お客様課題 | 省スペース化、個人情報の管理 | |
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作 業 内 容 |
該当サービス | 紙書類のスキャニングサービス |
| 該当資料 | カルテ、その他事務書類 | |
| 概算数量 | 約８万枚 | |
| データ形式 | ||
| 納品媒体 | DVD-R | |
| 導入効果 | 保管スペースの大幅削減が実現し、空いたスペースを様々な用途に活用することができるようになった。また、溶解処分も依頼させてもらった。患者様の大切なデータなので、プライバシーマークを取得し、きちんとセキュリティプロセスを運営している業者であったため、安心してお任せすることができた。 | |
某官公庁
| 依頼背景 | 数十年前の古い紙書類の保管状態が悪く喪失リスクが高かったため、早急に電子データ化を行う必要があった。 | |
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| お客様課題 | 書類喪失リスク回避 | |
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作 業 内 容 |
該当サービス | 図面のスキャニング |
| 該当資料 | 完成図書、図面 | |
| 概算数量 | 約２万枚 | |
| データ形式 | JPG | |
| 納品媒体 | DVD-R | |
| 導入効果 | とても古い書類ということで、経年劣化が激しい図面も多かったため、データ化後の品質に一抹の不安があったが、非常にクリアな画質で問題なく閲覧することができた。また、拡大縮小が容易なため必要箇所のみ拡大した印刷ができるといった利便性も向上した。大きな図面が多く図面の出し入れが図面を劣化させる要因となっていたが、電子データ化により原本アクセスの機会が不要になったため、原本喪失リスクが大幅に減少した。 | |
某大学
| 依頼背景 | 在籍証明等の発行用途があり、実質永年保管となる学籍簿が紙資料で膨大に保管されていた。個人特定の捜索作業は毎回、非常に多くの時間がかかっていた。 | |
|---|---|---|
| お客様課題 | 書類捜索時間短縮 | |
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作 業 内 容 |
該当サービス | 紙書類のスキャニング |
| 該当資料 | 学籍簿、その他事務書類 | |
| 概算数量 | 約１０万枚 | |
| データ形式 | ||
| 納品媒体 | DVD-R | |
| 導入効果 |
規則性のあるファイル名を付与したことで、特定ファイルへのアクセス時間が飛躍的に向上した。また、年度毎や指名順のソートが可能になり一覧性も飛躍的に向上した。 電子データ化したことで、既存イントラシステムのセキュリティポリシーにマッチさせやすくなったため保全性も向上した。 |
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